「個人の生産性を向上させるにはどうすれば良い？」
「生産性を向上させて業績を上げたい」
各企業にとって生産性の向上は課題ですが、個人の生産性向上は難しいと感じるケースが多いでしょう。
個人の生産性を向上させるには、業務内容の見直しや人材配置の再検討、スキルアップ機会の提供などの工夫が必要です。
本記事では、生産性の高い企業の特徴や生産性向上のために今すぐ取り入れたい改善方法などについて詳しく解説します。
これから自分の市場価値を上げて、ビジネスマンとして活躍していきたいと考えている人は多いでしょう。 しかしながら、どのような特徴やスキルを身に付けていれば市場価値が上がるのか疑問を持っている人も多いはずです。 そこで本記事では、[…]
生産性とは？
生産性は産出物を生み出す際の指標です。
生産性は、産出物を投入したもので割って算出します。
投入するものを最小限にし、多く産出できれば、生産性が高くなります。
たとえば、高額な設備投資をしたとしても、使いこなせない場合は生産性は低くなります。
また、業務効率をアップさせ、短時間で多く産出できれば、生産性向上が期待できるでしょう。
業務を遂行する際は、生産性を考慮することが大切です。
生産性が高い人の共通点
生産性が高い人には以下のような共通点があります。
- 生産性を意識して業務を行っている
- 業務に優先順位をつけている
- 情報整理ができている
- 効率的なインプット・アウトプットができる
- 時間管理ができる
- 目標がある
優先順位をつけ時間管理をしながら業務を遂行している人は、生産性が高いです。
目標があるのも重要なポイントでしょう。
生産性を高めるには、個々が意識することが大切です。
生産性の種類
生産性と一口に言っても、以下のような種類があります。
- 労働生産性
- 資本生産性
- 全要素生産性
生産性は、焦点を当てる部分により大きく3つに分類できます。
生産性を向上させるには、どの部分がターゲットとなっているか把握しておくことが大切です。
労働生産性
労働生産性は、労働目線で生産性を評価します。
ビジネスで利用されることが多いです。
従業員1人当たりの産出量や時間単位の産出額などが使用されます。
資本生産性
資本生産性は、資本視点での生産性です。
投資したものに対する産出量や産出額で評価します。
全要素生産性
全要素生産性は、投入した全ての要素に対する産出量や産出額で評価します。
生産性の高い企業の特徴をチェックしよう
生産性の高い企業の特徴を把握しておくと、生産性のアップを目指す際のヒントになります。
たとえば、目標の共有やオンオフの切り替え、職場の雰囲気などが重要です。
足りない部分を取り入れることで、より成長できるでしょう。
業務を可視化している
生産性の高い企業は、業務を可視化しています。
業務を可視化していれば、業務分担をしたり業務の無駄を省いたりと効率を上げられます。
一方、個々で業務を進めている場合は業務量などを把握できないので、改善点を見出すことができません。
生産性を上げる手がかりを得るには、まず、業務の可視化が重要です。
目標を共有している
目標を共有している企業は、生産性が高い傾向にあります。
目標が明確になっていれば、同じ方向に向かって業務に取り組むことができます。
また、日々の業務にやりがいを見出すことができるでしょう。
方向性が明確になっていることは、生産性向上に重要です。
優秀なリーダーがいる
生産性の高い企業には、優秀なリーダーがいるケースが多いです。
リーダーが生産性の向上を意識し周囲をまとめれば、自ずと生産性が上がります。
たとえば、「仕事をうまく割り振る」「仕事に集中できる環境を作る」などが挙げられます。
なお、リーダーの質が高いとチーム力が高まるのがポイントです。
スキルアップの機会がある
スキルアップの機会のある企業は生産性が高い傾向にあります。
従業員のスキルアップができれば、より成果を出せるようになるのです。
たとえば、以下のような例が挙げられます。
- ITスキルを教育する
- コミュニケーションスキルを高める機会を増やす
- 資料作成のポイントを伝える
スキルアップを個々に任せるのではなく、研修会の開催などでフォローする企業もあります。
また、従業員の満足度にもつながるので、優秀な人材が流出しにくくなります。
人間関係が良好
生産性が高い企業は、人間関係が良好であるケースが多いです。
というのも、人間関係のストレスがあると、業務に集中できません。
生産性を上げるには、気持ち良く働ける環境を整えることが大切です。
オンオフの切り替えができている
生産性の高い企業の特徴として、オンオフの切り替えができていることが挙げられます。
従業員のスキルが高くても、ストレスが多いとモチベーションが下がります。
長時間働くのではなく、短時間で効率的に働けるよう環境を整えることが大切です。
たとえば、以下のような要素が重要です。
- 有給休暇の取得
- 残業時間の短縮
- 休日出勤日の管理と代休などの対応
生産性を高めるには、オンオフを切り替えられる環境を意識する必要があるでしょう。
生産性を向上させる方法
生産性を向上させる方法は複数あります。
基本的に、一人ひとりの能力を最大限発揮することと、業務効率のアップが重要です。
中にはすぐにでも改善できる内容もあるので、取り入れやすいものを導入すると良いでしょう。
生産性を向上させる方法について解説します。
業務内容を見直す
生産性を上げるには、業務効率化が重要です。
業務内容を見直し、省ける業務を洗い出しましょう。
業務を見直す際は、全体の流れや問題点などを把握する必要があります。
たとえば、以下のような方法が有用です。
- 業務に携わる人でミーティングを行う
- アンケートなどで問題点を抽出する
人によって問題点のとらえ方が異なるので、新たな気づきもあります。
業務内容を見直し無駄を削減することで、大幅に生産性がアップするでしょう。
業務効率化につながるツールを導入する
業務効率化につながるツールを導入することで、生産性がアップします。
とくに繰り返し行う業務がある場合、ツールの導入は有用です。
ツールをうまく活用できれば、かかる時間が半分以下になるケースもあります。
ただし、新たなツールを導入するにはコストがかかります。
利用頻度や導入のメリットなどを総合的に検討することが大切です。
人材配置を見直す
人材配置を見直すことで、生産性が向上する可能性があります。
一人ひとり適性やスキルは異なるので、最も活躍できる場所に配置するのが効率的なのです。
また、適切な人材配置にすることで、モチベーションアップにもつながります。
コミュニケーションの機会を確保する
生産性向上には、コミュニケーションの機会が重要です。
たとえば、以下のような方法が有用です。
- コミュニケーションを自由に取れるスペースを確保する
- 定期的にミーティングの機会をつくる
コミュニケーションが活発になると、新たなアイデアも生まれ生産性向上につながります。
柔軟な働き方を採用する
柔軟な働き方を採用するのは、生産性向上のために効果的です。
たとえば、以下のような働き方があります。
- 在宅ワークを採用する
- フレックスタイムを導入する
柔軟な働き方により社員の満足度が高まると、モチベーションアップにもつながります。
スキルアップを目指す
生産性を上げるには、社員のスキルアップが重要です。
スキルが向上すると、業務の効率化につながるのです。
たとえば、以下のような方法があります。
- 資格取得を目指す
- 研修を行う
- 新たな業務を習得する
個人のスキルアップが実現すれば、組織の生産性がアップするでしょう。
ペーパーレス化を検討する
ペーパーレス化は、業務効率化に有用です。
ペーパーレス化により、資料作成や管理の手間を大幅に削減できます。
また、資料をペーパーレス化することで、印刷代を抑えることにもなります。
なお、社員が遠隔で同じ資料を確認できるので、業務効率がアップするケースもあるでしょう。
ペーパーレス化は様々な手間を省くのに有用です。
ビジネスチャットツールを活用する
ビジネスチャットツールの活用によりコミュニケーション効率がアップします。
メールの送受信よりも効率的です。
また、複数人での情報共有も手軽に行えます。
なお、ビジネスチャットツールにはチャット機能のみならずスケジュール管理機能もあります。
ビジネスチャットツールを活かして生産性を向上させましょう。
データ管理を行う
データ管理を行うことで、業務の効率化が期待できます。
とくに、ITシステムを活用すれば、全体を把握しやすくなります。
たとえば、以下のような要素をデータ化するのは生産性向上に効果的です。
- 会計
- 顧客データ
- 従業員のスキルや経験
また、上記データを管理して人事評価システムを有効活用すれば、客観的な人事評価ができ、人材育成にも役立ちます。
過剰に管理しない
生産性を上げるには、過剰に管理しないことが大切です。
業務効率化を目指して徹底的に社員を管理しているケースもあるでしょう。
ただし、管理しすぎると生産性を下げる可能性があるので注意が必要です。
もちろん無駄を省くことは重要ですが、新しいアイデアを生み出すには、適度な余裕が重要なポイントとなります。
PDCAを回す仕組み作りをする
PDCAは、以下のようなサイクルで、ビジネスで使用されます。
- Plan：計画
- Do：実行
- Check：評価
- Action：改善
何らかの対策をしたとしても、すぐに生産性が上がるとは限りません。
何度か試行錯誤しながら、生産性を上げる工夫をする必要があります。
生産性を向上させる上で、PDCAの実践は重要です。
生産性向上を実現するメリット
生産性向上を実現することには、様々なメリットがあります。
人手不足の解消やコスト削減につながります。
仕事とプライベートの両立ができる
生産性が向上すれば残業時間が減るので、自ずと仕事とプライベートを両立しやすくなります。
働き方改革につながる部分もあるでしょう。
また、気持ちに余裕が生まれ、モチベーションのアップにもなります。
コスト削減になる
生産性がアップすると、コスト削減になります。
たとえば、個人の生産性のアップは残業代の削減につながります。
コスト削減できた分を新たな商品開発などに充てられれば、より生産性が向上します。
人手不足の解消になる
生産性がアップすれば、人手不足の解消につながります。
労働人口が減少している傾向にあり、人手不足が問題となっています。
生産性が向上すれば、一人ひとりの能力が発揮されるので、人手不足の解消になるでしょう。
逆に、生産性向上ができていないと、企業存続が難しくなる可能性があります。
競争力が高まる
生産性が高まると競争力が高まり同業他社に対抗できるようになります。
生産性を保てている企業は、他社と差別化できます。
まとめ
新型コロナウイルス感染症の影響もあり、ダメージを受けている企業も多い中、生産性の向上は課題となっています。
生産性を向上するには、業務内容の見直しや人員配置、個々のスキルアップなど様々な観点から対策する必要があります。
また、柔軟な働き方を導入するなど働きやすい環境を整えることで、生産性が上がりやすくなります。
生産性を上げるポイントを把握し、実践しましょう。
