仕事を探すときは、ハローワークや転職エージェントなどを利用することもできます。
今ではいろいろな機関を利用して求人などの確認をすることができ、選択の幅も広げることも可能です。
もし、仕事を見つけることができれば、新たに意欲も出るはずですが、その際は、採用証明書の提出が必要になることもあります。
「採用証明書と何なのか？」と疑問を感じることもあるでしょう。
採用証明書に関する基本的な説明から発行・記入の手順、どういったケースで必要となるのかをご紹介します。
採用証明書とは何か？
採用証明書とは何か知っておきたい人もいるでしょう。
採用証明書とは、失業手当を受給している失業者の再就職を証明する書類です。
転職者が採用された場合に記入を求められることがあり、失業保険の受給停止や再就職手当てを受けるために必要な証明書となっています。
転職がうまくいった人や失業していた際に就職が希望通りにかなった場合は、採用証明書をハローワークに提出するようにしましょう。
採用証明書を提出しなくてはいけない理由とは？
再就職が決まれば、採用証明書を提出する必要がありますが「なぜ提出する必要があるの？」と疑問を感じることもあるでしょう。
採用証明書を提出するには理由があるため、しっかり内容を把握しておくのがおすすめです。以下のような理由から提出を行います。
失業手当の受給を停止するため
仕事を辞めている人は失業中となっているため、失業手当を受けることになります。
失業中は収入が無いため、一定の期間だけ生活を補助してもらうことができます。失業保険の期間は状況によって期間や収入は全ての人が一定ではありません。
そのため、失業者にとっては生活のためにも大事な制度になりますが、就職活動をしていて再就職先を決めた場合は失業者では無くなるため、受給の停止を行わなくてはいけません。
失業保険の受給停止には採用証明書と合わせて「雇用保険受給資格証」「失業認定申告書」も必要になります。
働く前までに、これらの資料を準備して停止できるようにしましょう。
また、失業保険は雇用される日の前日まで受給でき、採用証明書が提出された日に停止するわけではありません。
再就職先まで期間があり失業保険の受給も残っているなら、受給を引き続き得られるので安心してください。
再就職手当の申請に必要になる
採用証明書は、再就職手当の申請のときに必要になります。
失業保険の受給期間中に再就職が決定した場合は再就職手当を申請することができ、手続きをするときに採用証明書の提出も要求されます。
再就職手当を申請すれば、その分国から資金を得ることができるため、生活費として利用することが可能です。
ただ、再就職手当を受給するためには採用証明書の提出以外に条件もあり、それは
- 失業保険の手続き後、7日間の待機期間を満了した後に再就職する
- 失業保険の支給残日数が1/3以上残っている
- 再就職先の会社は以前の会社とは関係性がない
- 自己都合退職による3ヶ月の制限がある場合は、1ヶ月目でハローワークまたは人材紹介会社、エージェントの紹介で就職を決める
- 再就職先で1年以上勤務する見込みがある
- 雇用保険の被保険者である
- 過去3年以内に再就職手当、または常用就職支援手当を受給していない
- 受給資格決定後に内定した
です。
再就職手当の受給は採用証明書の内容を元にして事実確認を行い、支給の有無を決定します。
採用証明書以外にも条件がたくさんあるため、必ず受給できるわけではありませんが、要件を満たしているようなら申請を考えてみましょう。
採用証明書の記入方法とは？
転職が決まり、採用証明書が必要になった場合は記入ポイントを確認しておくことも大事です。
内容を知っていた方がスムーズな提出につなげることができるます。
採用証明書の記入方法として以下をご覧ください。
本人記入欄
採用証明書は自治体によって様式が変わることもありますが、基本的な部分は一緒になります。
採用証明書の1番上には本人記入欄があるため、そこから書いていくのがおすすめです。
本人記入欄では、まず支給番号から記載していきます。
支給番号は雇用保険受給資格証に記載されており、失業手当の受給に当たって、ハローワークから失業者に発行されているため、確認することができるはずです。
本人しか知られていないはずなので、内容を忘れないこと、また紛失しないようにしておきましょう。
また、自分の名前や生年月日、住所、電話番号なども記入する必要があります。
氏名や生年月日、住所、電話番号の個人情報は間違いがないように記載する必要があるため、確認することが大事です。
何かの事情によって、自分ではなく事業所側で本人記入欄を記載することあるでしょう。その場合も自分の個人情報であるため、間違いが無いか確認しておくようにしましょう。
事業所記入欄
採用証明書の中には事業者記入欄もあります。これは企業が採用した従業員に関する情報を記入する欄であり、雇用契約書や労働条件通知書などを確認しながら正確な記入が必要になります。記入する欄はたくさんあるため、それぞれ紹介しましょう。
<h4>雇入年月日
まず、雇入年月日です。これは、雇用契約が開始される日付ですが、勘違いしやすい点もあるため、ポイントを把握しておくことが大事です。
例えば、4月1日付で採用された場合に、休日と重なって4月2～3日から出勤することもあるでしょう。
また、4月の間は研修期間で5月1日から正社員とする予定の場合は、いずれも4月1日が雇入年月日です。他にも雇用契約や内定日と間違えやすい部分でもありますが、事実と違うことを記載してしまうと給付金の再就職手当の返還などのトラブルになることもあるため、必ず正しい日付を記載するようにしましょう。
従業員数
その次に従業員数を記載する部分があります。ここでは企業の抱えている従業員全体の数を記入する必要があります。
支社や支店、営業所など全ての事業所を含んだ従業員数を記入する必要があるため、本社の数のみの記入とならないようにしましょう。
また、従業員は正社員だけでなく、パートやアルバイト、派遣などの非正規雇用労働者もふくまれるため、正確な数を記載しましょう。
職種
職種の欄には、本人が日常的に従事する業務内容が分かるように記載します。
例えば、仕事で営業を行う際は「商品訪問販売員」と記載するようにしましょう。
自分がどの職種に該当するのか分からない場合は厚生労働省のホームページにアクセスすることで、該当する職種について確認することができます。
記入に迷った場合はアクセスして職種の確認を行うのがおすすめです。
雇入年月日前の貴社における就労の有無
再就職する前に自社での就労経験があったのか有無を選択します。
もし、本採用される前にパートやアルバイト、派遣などで一定の期間仕事をした経験があるなら「有」を選択する必要があります。
そして「有」を選択した場合は実際の就労期間も記入しなくてはいけないので、どれだけ仕事をしていたのか正確な日数を確認しておくようにしましょう。
採用経路
この欄では、従業員として採用した方法について記載する必要があります。
ハローワークを経由して採用されたなら「安定所の紹介」という項目を選択してください。
他の方法を利用して採用したなら、別の項目で該当するものを選択するようにしましょう。
また、自治体によりますが、場合によっては利用した機関の名前や住所、担当者名なども必要になってくるため、それぞれ記入する必要があります。
もし、分からない部分があるなら、質問して内容を把握するようにしておきましょう。
雇用形態
ここでは、採用した従業員の雇用形態を記入する必要がありますが、契約上の形態で記入するのがポイントです。
もし、アルバイトであっても長期間で日常的に勤務する予定であれば「常用」に該当します。
就職する企業で、どのような雇用を行うのかを基準にして決定する必要があるため、迷ってしまうようなら、ハローワークに問い合わせをして適切な雇用形態を理解しておくのがおすすめです。
雇用期間の有無
もし、再就職手当を受給したいなら、採用証明書のこの欄も重要です。
再就職手当てでは「1年以上の勤務」が必須であるため、雇用期間が定められていることは大きく影響を受けるためです。
有期雇用労働者で採用されているなら、雇用期間の定めは「有」となるため、選択してください。
事業主証明欄
採用証明書の記入には事業主証明欄があります。
これも企業側が記入する欄であり、書類の内容通りに採用したことを事業者の責任を持って証明するための欄です。項目としては
- 事業所所在地
- 事業所名称、代表者氏名、押印
- 電話番号
- 雇用保険適用事業所番号
があります。
それぞれの項目を正確に記載していく必要があります。
また、押印が無ければ項目の効力を認められないため、企業側は書き忘れていないか確認するようにしましょう。
提出期限
提出期限は際良いが決まってから雇入日の前日までです。本来は勤務日の開始前までに提出しますが、事業者側の事情で開始以降となる場合もあるでしょう。
発行が遅れてしまう場合、企業側は採用する従業員に早めに伝えておき、ハローワークにも伝達しておくことが大事です。
記入欄に間違いがあった場合も再提出になるため、できるだけ期限に余裕を持って作成するようにしましょう。
採用証明書で注意しておくこと
採用証明書はハローワークに提出する際の大事な書類なので、ポイントを押さえておくことが大事です。注意しておかないと、採用企業と内定者の間でトラブルになる可能性も生じます。注意点として以下をご覧ください。
提出は就職日から1ヶ月
採用証明書の提出期限は就職日から1ヶ月以内です。一般的に内定が決まったなら、直ぐに企業が採用証明書を与えてくれるため、本人記載欄の必要項目を記載してハローワークに持参することが可能です。
ただ、企業によっては採用証明書を記載したら本社に送って返送を待つケースもあるため、1ヶ月では間に合わない場合も考えられます。その場合はハローワークなどに事前に連絡しておかないと、トラブルになることもあるため、間に合わないと感じれば電話して内容を伝えておくようにしましょう。
郵送で送るのも1つの方法
採用証明書は前述の通り郵送も可能です。ハローワークは平日の8:30から18:30までと時間が決まっており、土日や夜の時間では直接赴くことが難しくなります。
また、内定が決まって即入社となるなら、ハローワークへ行く時間も取れないことも考えられるでしょう。
時間が取りにくいなら、郵送による送付の方が、ハローワークの方への通達できるため、期限内への提出を行うことが可能です。
、再就職手当が欲しい場合は、郵送の際に質疑認定報告書と雇用保険受給資格者証が必要になるため、しっかり確保するようにしましょう。
派遣の場合は担当者に任せて良いのか確認
再就職先が派遣会社だった場合は就業先の派遣先企業ではなくて、雇用契約のある派遣元が採用証明書に記載します。
本社や専用部署に郵送して返送してもらうことが多いため、派遣会社の担当者に問い合わせて自分で送るのか、派遣会社が送るのか確認しておくことが大事です。
自分で送るのが面倒な場合は担当者に任せておくと、しっかり手続きを行ってくれるはずです。この点を確認しておくようにしましょう。
採用証明書はしっかり準備しておこう
採用証明書は転職や再就職が決まったときに必要になる書類であり、失業保険の停止や再就職手当てを受けるときに必要なものです。
しっかり手続きを行っておくなら、トラブルなく手当をもらうことも可能なため、しっかり記載内容を確認しておくようにしましょう。
