「取引先にはどのようなビジネスメールを送れば良い？」
「ビジネスメールで好印象になるにはどうすれば良い？」
ビジネスメールは相手への印象に直結するので、基本的なマナーや注意点を押さえておくことが大切です。
件名の書き方や本文の構成など、ビジネスメールならではの暗黙のルールがあります。
また、正しいビジネスメールを送ることで、相手に要点が伝わりやすいでしょう。
本記事では、ビジネスメールの書き方などについて詳しく解説します。
これから社会人として、仕事を頑張っていきたいと考えている人は多いでしょう。 しかしながら、ビジネスの世界には専門用語が多く、よく分からない方が大半だと思います。 そこで本記事では、よく聞くけど、あまり分からないビジネス用語の意[…]
ビジネスメールの書き方
ビジネスメールを送る際は、件名や宛名、挨拶文、本文それぞれの書き方のポイントを押さえておくことが大切です。
マナーを意識したビジネスメールを送ると、相手からの印象が良くなります。
ビジネスメールの書き方について詳しく見てみましょう。
件名に用件が分かるよう記載する
ビジネスメールを送る際は、件名が重要です。
というのも、ビジネスメールは大量に届くので、件名から重要度や優先順位を判断することが多いのです。
また、メールを見返す際も件名から検索するケースがあります。
件名に用件が分かるよう記載しておくと、親切です。
なお、件名に挨拶を入れるのは、ビジネスメールでは良くありません。
件名では、内容を的確に伝えるよう心がけましょう。
宛名を本文の初めに入れる
ビジネスメールでは、宛名を本文の初めに入れる必要があります。
いきなり用件を書き始めるのはマナー違反となるので注意が必要です。
外部の方へのメールでは、以下の順序で宛名を書きます。
- 会社名
- 部署名
- 役職（ある場合）
- 名前
社内メールでは、役職がある場合は「〇〇部長」など役職・名前を、役職がない場合は「〇〇さん」などと記載するのが一般的です。
挨拶文を記載する
宛名を記載したら、通常、次に挨拶文を記載します。
挨拶文は状況により異なります。
たとえば、社外の人に対しては「いつもお世話になっております」、社内の人に対しては「お疲れ様です」などと記載します。
その後、自分の部署名や名前などを伝えましょう。
また、初めての連絡など、状況によっても挨拶文をアレンジする必要があります。
用件を簡潔にまとめる
ビジネスメールを送る際は、用件を簡潔にまとめることが大切です。
ビジネスでは大量のメールをチェックしなければならないケースがあります。
本文が長いと、読むのが負担になるでしょう。
また、まとまりのない長い文章を書くと、相手に意図が伝わらない可能性があるので注意が必要です。
「結論から記載する」「見やすいよう改行する」などの工夫をしましょう。
相手がすぐに理解できるよう、文章を整理することが大切です。
締めの挨拶文を記載する
メールの本文が完了したら、締めの挨拶文を記載します。
本文の内容に応じて「よろしくお願いいたします」などと記載します。
署名を記載する
ビジネスメールでは、署名をメールの末に記載するのが一般的です。
署名には、以下のような内容を記載します。
- 氏名
- 会社名
- 部署名
- 連絡先
- メールアドレス
設定により自動で署名が入るようにすることも可能です。
ビジネスメールを送る際の注意点
常識のないビジネスメールを送ると、相手からの評価が下がる可能性があります。
相手との関係を良好に保つには、押さえておくべき注意点があります。
ついついやりがちな失敗もあるので、ぜひ、チェックしてみてください。
敬語の使いすぎに注意する
ビジネスメールでは丁寧に記載するのが重要ですが、敬語の使いすぎには注意が必要です。
というのも、あまりにも丁寧すぎる文面になると、距離を感じる可能性があるのです。
とくに相手がフランクな印象のメールを送ってきている場合、硬すぎる文章は避けるのが無難です。
ある程度信頼関係ができた相手とは、相手に会わせる姿勢も重要でしょう。
初回の挨拶を忘れない
初めてメールを送る相手に対しては、初回の挨拶を忘れないことが大切です。
メールのやり取りが初めての相手に対し、「お世話になっております。」などから本文を開始すると、違和感を感じるケースがあります。
たとえば、「はじめてご連絡差し上げます。」などと、初めてであることを挨拶で伝えるようにしましょう。
挨拶・署名を忘れるのはNG
ビジネスメールでは、挨拶・署名を忘れるのはNGです。
とくにSNSなどで署名なしのやり取りに慣れている場合、忘れがちなので注意が必要です。
書き出しと終わりに氏名が入っていると、相手から認識されやすくなります。
ファイルの添付に注意する
ビジネスメールでは、ファイルのやり取りをするケースがあるでしょう。
ファイルを添付する際は、相手の環境を確認する必要があります。
「ファイルを開けない」「使用しているソフトの関係で文字化けする」などのトラブルが生じるケースもあります。
また、会社によってはサイズに制限があることもあるので、ファイルのサイズにも注意が必要です。
ファイルを添付する際は、あらかじめ相手が正常に受け取れるか確認しておきましょう。
コピペに注意する
ビジネスメールの作成では、同様の文章をコピペして複数回送るケースがあるでしょう。
文章をコピペすると、体裁が崩れることがあるので注意が必要です。
たとえば、「文字に不自然な色が付いている」「フォントの大きさがちぐはぐになっている」などが挙げられます。
プレーンテキストを使用するなどの工夫をし、不自然な見た目にならないよう注意しましょう。
ビジネスメールを用いる場面・送信の際のポイント
ビジネスメールを用いる場面・送信の際のポイントを解説します。
相手と良好な関係を築けるよう、チェックしておきましょう。
取引先と会った後のお礼のメールを忘れない
ビジネスにおいては、打ち合わせや訪問などをした後、お礼のメールを送ることが大切です。
可能な限り翌日までに送信するのがおすすめです。
たとえば打ち合わせ後であれば、内容を簡潔にまとめておくと、今後進めやすいでしょう。
読みやすさを工夫する
ビジネスメールでは、読みやすさが重要です。
「改行をしていない」「一文が長い」など読みにくい文章になると、相手からの印象が悪くなります。
読みやすさを意識し、メール作成を心がけましょう。
たとえば、以下のような工夫があります。
- 1行の文字数を短くする
- 長い文章を書く場合は改行する
- 強調したい部分を太字もしくは下腺を引く
- 重要な部分の色を変える
正しい敬語を使用する
ビジネスメールでは、正しい敬語を使用することが大切です。
間違った使い方をすると、相手からの印象が悪くなる可能性があります。
たとえば、以下が間違えやすいので注意しましょう。
- 「すみません」→「申し訳ございません」
- 「御社」は口言葉、「貴社」が書き言葉という位置づけなので、ビジネスメールでは「貴社」を使用
- 「了解しました」→「承知しました」「かしこまりました」
メールの返信をスピーディーに行う
ビジネスメールの返信は、スピーディーに行うことが大切です。
返信が遅くなると、相手を不安にさせる可能性があります。
すぐに回答できない内容の場合は、回答する日にちの目安を伝えておくと印象が良くなります。
依頼メールは理由を明記する
ビジネスでは、依頼メールを送るケースが多いです。
相手に何らかの内容を依頼する場合は、理由を伝えることが大切です。
理由を伝えずに依頼内容のみを送信すると、不快な印象を与える可能性があります。
相手に誠意が伝わるよう、丁寧なメールを心がけましょう。
TO、CC、BCCを使い分けよう
送信先を設定する際は、TO、CC、BCCを使い分ける必要があります。
送信先の設定に不備があると、個人情報の取り扱いでトラブルが生じるケースがあるので注意が必要です。
TO、CC、BCCには、以下のような違いがあるので、あらかじめ把握しておきましょう。
TO
TOでは、メールを送りたい相手を設定します。
TOに設定されると、TOとCCの送信先アドレスを把握できます。
ただし、BCCの送信先アドレスは確認できません。
CC
直接送るわけではなく、メールのやり取りを把握して欲しい相手がいる場合、CCに設定します。
メールのやり取りを把握しておいて欲しい上司、関係者などを設定します。
CCに設定された相手は、返信を求められているわけではありません。
CCに設定されると、TO、CCの送信先アドレスを把握できます。
ただし、BCCの送信先アドレスは確認できません。
BCC
複数人に送信する際に、BCCを設定します。
BCCに設定された場合、他のBCCの送信先アドレスは確認できません。
互いに連絡先を知らない相手に対しても、BCCであれば個人情報を保護した上で送信できます。
BCCの重要なポイントは、アドレスを表示しないことです。
そのため、アドレスを公開したくない場合は、BCCを利用するようにしましょう。
メールに急用を記載しない
急用の場合、メールは連絡手段として適切ではありません。
ビジネスメールで返信を急かすのは、印象が良くないのです。
急用の連絡では、電話など他の手段を利用するのがマナーです。
ビジネスメールの印象をアップするポイント
ビジネスメールでは基本的なマナーに加え、印象をアップするポイントを把握しておくとより良い関係性を保てます。
ビジネスメールで信頼関係を築けるよう、あらかじめポイントを押さえておきましょう。
クッション言葉を使用する
ビジネスメールでは、クッション言葉を取り入れると印象が良くなります。
たとえば、「お忙しいところ誠に恐縮ですが」「差し支えなければ」などが、クッション言葉の例として挙げられます。
ビジネスメールでは顔が見えないやり取りになるので、相手への印象が重要です。
クッション言葉には、メールを柔らかくする効果があるでしょう。
ポジティブな内容を記載する
メールでのやり取りでは、可能な限りポジティブな印象を与えることが大切です。
「～を期待しています。」などと、ポジティブな表現を使用すると、相手のモチベーションが上がります。
注意喚起する場合も、表現を置き換える工夫をしましょう。
メールのやり取り回数を減らす工夫をする
メールのやり取り回数が多いと、お互い負担になります。
同じ用件でメールのやり取りをする場合は、要点をまとめて送るなど、やり取り回数を減らす工夫が必要です。
まとまりのないメールを送ると、お互い時間の無駄になるケースがあるので注意しましょう。
相手に読まれたか気にかけておく
ビジネスメールでは、相手に見てもらえたか気にかけておくことが大切です。
ビジネスメールは大量に届くので、見逃される可能性があります。
とくに急ぎの用件がある場合、トラブルにつながるケースもあります。
急用や重要なメールの場合は、電話などのツールで確認するようにしましょう。
まとめ
ビジネスメールを送る際、マナーや注意点を押さえておくと、相手からの印象が良くなります。
また、ビジネスメールでは重要なポイントが相手に伝わるよう、見やすさなどを工夫することが大切です。
返信のスピードや敬語の使い方、TO、CC、BCCの使い分けなどについても、注意が必要です。
マナーを把握せずにビジネスメールを送ると、トラブルに発展するケースもあります。
なお、クッション言葉を使用するなどのプラスアルファの気遣いをすることで、相手との関係性がより良くなるでしょう。
ビジネスメールのポイントを把握し、相手と良好な関係を保ちましょう。
